எனவே பலரும் பதிவு கட்டணத்தில் சலுகை பெறும் நோக்கில், கட்டிடங்களை இருப்பதை மறைத்து காலி நிலம் என்று ஆவணங்கள் பதிந்தது ஆய்வில் கண்டுபிடிக்கப்பட்டது. இதனால் தமிழக அரசுக்கு வரவேண்டிய வருவாய் பாதிக்கப்பட்டது.
இதை தவிர்க்கும் நோக்கில், பதிவுக்கு வரும் ஆவணங்களில் பதியப்படும் சொத்துக்கள் குறித்த புகைப்படங்களை கண்டிப்பாக ஆவணமாக இணைத்தல் வேண்டும். இந்த நடைமுறை அக்டோபர் 1 முதல் நடைமுறைக்கு வரும் என்றும் பதிவுத்துறை செயலர் ஜோதி நிர்மலாசாமி கூறியிருந்தார்.
ஆனால் அக்டோபர் 1ம் தேதி ஞாயிறு விடுமுறையாகும். இன்று அக்டோபர் 2ம் தேதி (காந்தி ஜெயந்தி) விடுமுறையாகும். எனவே அக்டோபர் 3ம் தேதியான நாளை (செவ்வாய்கிழமை) முதல் அமலுக்கு வருகிறது. இதன்படி நாளை செவ்வாய்கிழமை முதல் யாராவது பத்திரப்பதிவு செய்ய போனால், பதிவு செய்ய போகும் சொத்து ஆவணங்களுடன் சொத்துக்கள் குறித்த புகைப்படம் ஜியோ கோ-ஆடினேட்ஸ் உடன் எடுக்கப்பட்டு இணைப்பது கட்டாயமாகும்.
இது தொடர்பாக பதிவுத்துறை கடந்த செப்டம்பர் மாதம் வெளியிட்ட அறிவிப்பில், "கட்டடங்கள் இருப்பதை மறைத்து காலி நிலம் என்று ஆவணங்கள் பதியப்படுவதால் அரசுக்கு வருவாய் இழப்பு ஏற்படுகிறது. எனவே பதிவுக்கு வரும் ஆவணங்களில் பதியப்படும் சொத்துக்கள் குறித்த புகைப்படங்களை கண்டிப்பாக ஆவணமாக இணைத்தல் வேண்டும். பதிவுத்துறையில் போலியான ஆவணங்கள் பதியப்படுவதை தடுக்கும் வகையில் இந்த நடவடிக்கை எடுக்கப்படுகிறது.இந்த புதிய நடைமுறை வரும் அக்டோபர் 1ம் தேதி முதல் அமலுக்கு வருகிறது" இவ்வாறு பதிவுத்துறை தெரிவித்துள்ளது.
முன்னதாக கடந்த ஆகஸ்ட் பதிவுத்துறை துணைத் தலைவர், மாவட்ட பதிவாளர்கள், சார் பதிவாளர்களுக்கு பதிவுத்துறை தலைவர் தினேஜ் பொன்ராஜ் ஆலிவர் அனுப்பியுள்ள சுற்றறிக்கையில், கட்டிடம் இருந்தும் காலியிடமாக பதிவு செய்தால் பதிவாளர் மீது கடும் நடவடிக்கை எடுக்கப்படும் என எச்சரித்திருந்தார்.
பதிவுத்துறை தலைவர் தினேஜ் பொன்ராஜ் ஆலிவர் இதுபற்றி கடந்த ஆகஸ்ட் மாதம் வெளியிட்ட அறிவிப்பில், " பத்திரப்பதிவின்போது களப்பணி மேற்கொள்வது குறித்து ஏற்கெனவே பல சுற்றறிக்கைகள் பிறப்பிக்கப்பட்டுள்ளன. அதன் தொடர்ச்சியாக கட்டிடம் கட்டி முடிக்கப்பட்ட நிலையிலும், கட்டிடம் இருப்பது குறித்து ஆவணங்களில் குறிப்பிடாமல் காலிமனை இடங்களாகவே பதிவு செய்யும் நிலை தொடர்வதாக பல புகார்கள் கவனத்துக்கு வந்துள்ளன.
ஆவணத்தில் கட்டிடங்களை மறைப்பதை தடுக்கும் பொருட்டும், வருவாய் கசிவினை தடுக்கவும், காலிமனை என பதிவுக்கு வரும் ஆவணங்களில் அந்த இடத்தை எளிதில் அறியும்வண்ணம் ஜியோ- கோஆர்டினேட்ஸ் உடன் சமீபத்தில் எடுக்கப்பட்ட புகைப்படம் ஆவணத்தின் ஒரு பகுதியாக இணைக்கப்பட்டிருக்க வேண்டும். இதனை அனைத்து ஆவணதாரர்களும் அறியும் வண்ணம் அறிவிப்பு பலகையில் விளம்பரம் செய்ய வேண் டும்.
மேலும், காலிமனை என குறிப்பிட்டு பதிவுக்கு வரும்போது, முன்பதிவு ஆவணங்களில் கதவு எண், மின் இணைப்பு எண், குடிநீர் மற்றும் வடிகால் வாரிய எண்,சொத்து வரி எண் ஆகியவை குறிப்பிட்டிருந்தால் கண்டிப்பாக களப்பணி மேற்கொள்ள வேண்டும். வீடு கட்டுவதற்கு வங்கியிடமோ அல்லது தனி நபர்களிடமோ கடன் வாங்கி அதற்கு ஈடுகட்டியஅடமானம் அல்லது உரிமை ஒப்படைப்புஆவணங்கள் ஆகியவை வில்லங்கத்தில்குறிப்பிட்டிருந்தால் களப்பணி மேற்கொள்ள வேண்டும். முன் ஆவணப்பதிவில் வீடு இருந்து தற்போது அதனை இடித்து காலிமனையாக ஆவணப் பதிவுக்கு வரும் நிகழ்வுகளிலும் களப் பணி மேற்கொள்ள வேண்டும்.
களப்பணியின்போது, உரிய இடத்தை சரிபார்க்க எல்லைகள், நகர், தெரு, இதர ஆவணத்தில் குறிப்பிட்டுள்ள விவரங்களுடன் சரிபார்த்து அவை ஒத்துப்போகின்றனவா என்பதை பார்க்க வேண்டும். இடத்தின் அருகில் இருந்து ஜியோ கோஆர்டினேட்ஸ் மற்றும் தேதியுடன் புகைப்படம் எடுத்து களப்பணி அறிக் கையுடன் சேர்க்க வேண்டும்.
இந்த விவரங்கள் களப்பணியின்போது சார்பதிவாளரால் முறையாக கடைபிடிக்கப்பட்டதா என்பதை சம்பந்தப்பட்ட மண்டல துணை பதிவுத்துறை தலைவர், உதவிப் பதிவுத்துறை தலைவர், மாவட்ட நிர்வாக பதிவாளர், சோதனை ஆய்வு மூலம் சரிபார்த்து அதன்படி செயல்படாத சார் பதிவாளர் தொடர்பாக நேரடியாக பதிவுத்துறை தலைவருக்கு அறிக்கை அளிக்க வேண்டும். கட்டிடம் இருந்தும் அதனை களப்பணி பார்க்காமல் காலியிடமாக பதிவு செய்யும் சார் பதிவாளர்கள் மீது கடும் ஒழுங்கு நடவடிக்கை எடுக் கப்படும்.
மேலும், இந்த தகவலை ஆவண எழுத்தர்கள் மற்றும் ஆவணம் எழுதும் வழக்கறிஞர்களின் கவனத்துக்கு கொண்டு சென்று இந்த நடைமுறையை தவறாமல் கடைபிடிக்க அறிவுறுத்த வேண்டும்" இவ்வாறு பதிவுத்துறை தலைவர் கூறியிருந்தார்.
இதனிடையே நாளை முதல் பதிவு செய்ய போகும் சொத்து ஆவணங்களுடன் சொத்துக்கள் குறித்த புகைப்படம் ஜியோ கோ-ஆடினேட்ஸ் உடன் எடுக்கப்பட்டு இணைப்பது கட்டாயம் என்றாலும் சில விஷயங்களுக்கு விதிவிலக்கு அளிக்கப்பட்டுள்ளது..
அதன்படி பார்த்தால் நேரடியாக இணையவழி தாக்கல் செய்யப்பட்டு பதியப்படும் ஆவணங்கள், வங்கிகள் மற்றும் நிதிநிறுவனங்களில் கடன் பெறும்போது பயன்படுத்தப்படும் அடமான ஆவணம், உரிமை ஆவணங்கள் ஒப்படைப்பு ஆவணம், வங்கிகள், நிதி நிறுவனங்களால் எழுதிக் கொடுக்கப்படும் ரசீது ஆவணம் மற்றும் உயில் ஆகியவற்றுக்கு இந்த விதி பொருந்தாது.